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中遠物流E報銷上路

2010年,一場報銷方式的變革在中國遠洋物流有限公司(以下簡稱“中遠物流”)的辦公樓里華麗上演。

中遠物流手工報銷的時代就此終結。隨之開啟的,不僅僅是高效、快捷的網上報銷時代,還有深負管理層厚望的全過程費用控制時代。

——登錄首頁,報銷員工可根據單據類型進行單據填寫,他們可以隨時查看之前申請單據的審核情況,還可以隨時掌握費用的可用額度,從而提前規劃費用使用;

——登錄首頁,各審批領導可查看所有待審批的項目,他們可以對其進行批量審批,并隨時掌握各項費用的額度和使用情況;

——登錄首頁,財務人員可看待處理的項目,并在批量進行處理后自動化導出憑證,還可以通過系統進行費用分析,隨時監控各項費用的預警情況。

報銷者再不用忙于奔波在各辦公室間尋人簽字,審批人不用再遭受工作中屢次被報銷瑣事打斷之苦;財務人員終于可以迅速完成費用給付并入賬。報銷工作變得簡單、透明、直接而高效。

一切源于公司新上線的元年費用報銷系統。

緣起 在競爭日趨激烈的我國物流行業,中遠物流可算是其中的翹楚。這家由中國遠洋控股股份有限公司、中遠太平洋有限公司合資組建的現代物流企業,不僅是我國最大的中外合資第三方物流企業,還連續三次在“中國貨運業大獎”評選中,榮獲多項最佳獎。

不過,企業的快速發展帶來了日益尖銳的費用管控矛盾。

一方面,由于物流企業的經營特點,企業員工經常不在公司本部。而手工報銷審批流程的每個環節,都需要找到對應的審核人才能完成,只要那個人不在,報銷過程就會被中斷,這使得公司員工總是需要漫長的周期來等待費用

另一方面,由于尚未實施全面預算管理系統,長期以來,中遠物流僅依靠EXCEL編制的預算表格來控制年度費用支出,這帶來了兩個問題。第一,由于費用審批與核算獨立運作,而預算細度又大于核算,所以,預算支出的明細數額總是難以查詢,下一年度的預算編制從而失去了準確的數據依據;第二,公司費用審批流程并不規范,執行不嚴格,超出預算的情況時有發生。 無法有效管控費用成為拖累公司利潤的一大隱患。于是,2010年,中遠物流牽手北京元年軟件,打造公司全新的費用報銷系統。 “在員工進行費用報銷的時候,如果可以進行有計劃、有條件的預算控制,同樣可以有效幫助企業節省成本,降低資金風險!北本┰贶浖究偨浝眄n向東如是說。

體貼的E報銷平臺 “人性化、智能化、透明化、高效、可控”,談到這套全新的費用報銷系統,中遠物流財務部的一位主管連用了5個詞對其進行評價。 “系統嚴格根據預算對各項費用支出進行的控制,將業務活動的執行做到事前控制,降低了財務風險;進行了流程的優化、建立了規范化的審批流程;實現了費用支出審批和憑證生成的自動化,降低了財務人員的工作量;增強了統計分析能力,使財務人員擺脫了繁瑣的統計工作,有利于下期預算編制!彼M一步解釋說。

系統設計和控制了不同的登錄顯示菜單,這使報銷的工作變得簡單直接,大大提高了報銷的效率。系統還設置了預警系統。以黃色、紅色和綠色三種顏色標識了不同的預算使用狀況,對于即將達到預算額度、已超過預算額度和安全的額度狀態進行“有色”顯示,令預算的執行情況一目了然,實現了對預算的全過程監控,保證了預算的嚴格執行。

“不需建立全面預算管理系統,元年費用報銷系統已幫助我們實現了全過程的預算控制!鄙鲜鲋羞h物流財務部主管如是說。

有思想的軟件 中遠物流的一位管理人員坦言,之所以選擇元年費用報銷系統,不僅是因為該系統的強大功能,還因為元年軟件強大的顧問團隊。

很多參與過信息化軟件實施過程的企業財務人員都知道,一套系統能否成功,不僅在于系統的功能,更在于實施系統的人。因為企業的情況千差萬別,軟件沒有思想無法捕捉差異,而人的加入,才可以賦予軟件思想。

以中遠物流的費用報銷系統而言,元年軟件顧問團隊在實施過程中所做的最重要的兩件事,一是費用審批流程再造,二是費用分類控制。

擁有一套嚴密的費用審批流程,是有效進行費用控制的必要條件。

元年軟件的顧問團隊對中遠物流的費用審批流程進行了重新梳理。從經辦人填寫單據、部門領導審批、財務初審,到歸口部門審批、財務審批,再到出納付款、會計記賬,費用報銷程序更加科學嚴格。

財務初審環節主要是審查費用的合法性,即該筆費用有沒有超預算的情況。如果沒有超預算,則下一步就由歸口部門進行審批,再到財務正式審批環節。

在這一環節,系統將費用按金額進行了分級,并分別規定了不同的審批人。對于1000元以下的費用,只要經預算主管審批即可;對于1000元以上的費用,需經財務經理審批;而對于報銷額在5000元以上的事項,則需經過總經理審批。 在嚴格有序的審批流程之外,系統也考慮到了業務的靈活性。即使在財務初審環節就因為超預算而被中斷審批的事項,也可以走專門的例外審批通道。即假若該事項可以通過部門主管副總、總會計師和總經理這“三支筆”認可,就可以“起死回生”,重新獲得認可。

圖1:中遠物流標準審批流程

物流企業的費用構成比較簡單。一般包括公共費用,如廣告費、辦公費等;招待費;差旅費;手機費、交通費;會議費、咨詢費等。

業務類型的不同使這些費用有了不同的管理特點。因此,元年軟件的顧問團隊將公司費用進行了分類,按照費用的業務類型,為不同類型的費用設置了不同的控制方法。

比如公司公共費用,如廣告費、辦公費等,就采用總額控制的方法;對于招待費,則采用明細控制;對于差旅費,由申請人填寫明細并按職級設置不同的控制標準;對于交通費、手機費,則實行預算到人,控制到人;而對于會議費、咨詢費,則是按發生的具體項目進行控制。

費用的有序分類,令管理的效率和效果都獲得了極大提升,中遠物流的費用控制從而更加游刃有余。




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